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Wir bieten Ihnen in unserer NEWS-Kategorie regelmäßig spannende Neuigkeiten rund um die Themen Kommunikation, Organisation und Sicherheit an. Von kuriosen Fakten, über hilfreiche Tipps bis hin zu wichtigen Änderungen werden Sie hier regelmäßig mit News versorgt. Sie haben Themenwüsche? Immer gerne! Melden Sie sich dafür einfach unter per E-Mail bei uns, wir freuen uns auf Ihre Nachrichten.

 


31.10.2019

Benötigt Ihr Unternehmen IT-Monitoring?

Wenn im Allgemeinen von Monitoring die Rede ist, handelt es sich hierbei um die Überwachung von Vorgängen. Dieses Monitoring findet sich auch in der IT wieder. In dem Fall zielt Monitoring auf die Kontrolle von IT-Systemen auf ihre korrekte Funktionalität ab. Dabei werden Prozesse und Vorgänge systematisch erfasst, protokolliert und verglichen.  Ob Netzwerk, Computersystem oder der Computer an sich, Software und Hardware können über das Monitoring überwacht werden.

 



Welche Vorteile bietet IT-Monitoring Ihrem Unternehmen?

1. 24/7 Monitoring

Rund um die Uhr wird Ihre IT-Infrastruktur überwacht und vor potenziellen Bedrohungen geschützt, auch wenn Sie einmal nicht anwesend sein sollten.

2. Patch-Management

Um Ihr System vor aktuellen Bedrohungen zu schützen, ist es wichtig, dass dieses immer auf dem neusten Stand ist. Das Patch-Management sorgt dafür, dass Ihre Programme immer die neusten Updates bekommen und somit keine möglichen Sicherheitslücken bestehen bleiben, die von Angreifern ausgenutzt werden können.

3. Remote Management

Durch Zugriff von Außerhalb wird Ihr System überwacht. Dies wird durch Remote Management-Produkte ermöglicht, die Infrastruktur, Datenbanken, Anwendungen sowie Netzwerke optimieren und überwachen. So können mittels gesicherten Zugriffes, von außen aufgetretene Probleme oder Schwachstellen zuverlässig und schnell behoben werden.

Fazit
Durch IT-Monitoring lassen sich insgesamt Ihre IT-Systeme gezielter und schneller von Problemen befreien. Weitreichende Ausfälle können vermieden werden und Sie können sich mit Ihrem Unternehmen voll und ganz auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren.

Falls Sie in Betracht ziehen, selbst die Vorteile von IT-Monitoring zu genießen, schauen Sie sich gerne unser Angebot an! Hierzu beraten wir Sie gerne individuell und unverbindlich.

 


09.10.2019

Wichtige Faktoren für erfolgreiche Teamarbeit in Ihrem Unternehmen

 

Das Lösen von Aufgaben in Unternehmen wird schon lange nicht mehr nur von einzelnen Personen übernommen. Immer mehr Unternehmen setzen auf Teamarbeit. Diese trägt dazu bei, dass Projekte schneller, effizienter und besser abgeschlossen werden können. Doch bei der Arbeit im Team kann es auch zu Spannungen kommen. Nicht immer sind alle der gleichen Meinung oder haben eine gleiche Vorstellung, wie bestimmte Projekte umgesetzt werden sollen. Diese Faktoren können die Arbeit im Team verlangsamen.


Hier haben wir Ihnen ein paar Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen werden, in Ihrem Unternehmen effektiv als Team zusammenzuarbeiten.

Ein gemeinsames Ziel


Schon vor Beginn der Zusammenarbeit sollte besprochen werden, auf welches Ziel die Gruppe hinarbeitet. So kann sich jeder mit dem Ziel identifizieren und mögliche spätere Spannungen können vermieden werden. Ein Wir-Gefühl entsteht, da alle am selben Strang ziehen, was sich positiv auf die Arbeitsatmosphäre auswirkt.

Arbeitsorganisation


Eine klare Projektplanung ist nötig. Nicht nur die Bestimmung des oberen Ziels ist wichtig, sondern auch kleinere Ziele auf dem Weg sollten gesteckt werden. So ist immer ein Fortschritt zu erkennen und es ist gut zu überblicken, welche Aufgaben noch erledigt werden müssen.

Relevanz der Aufgabenverteilung


Jedes Mitglied des Teams sollte eine eigene Aufgabe bekommen, die bearbeitet werden soll. Die Erwartungen an die Person sollten davor festgelegt werden, damit alle vom gleichen Ergebnis ausgehen können. Nur wenn jedes Mitglied funktioniert und seine Aufgaben erfüllt, kann auch die ganze Gruppe effektiv zusammenarbeiten.

Kommunikation


Ein offener Austausch ist das Wichtigste. Ideen, Nöte oder auch Sorgen sollten frei mitgeteilt werden können. Das Einhalten von Deadlines und das Bemühen bei Meetings pünktlich zu sein, fördern den gegenseitigen Respekt. Entscheidungen sollten transparent und mit Zustimmung jedes Teammitglieds entstehen, sodass sich niemand nicht informiert oder ausgeschlossen fühlen kann.

Konfliktmanagement


Wichtig ist, Probleme direkt anzusprechen. Teams, die Probleme nicht ansprechen oder verschweigen, verlangsamen den Arbeitsablauf und behindern die Effektivität. Es entsteht die Gefahr, dass sich einzelne Mitglieder nicht mehr mit dem Team identifizieren können. Konflikte sollten also im besten Fall direkt aufgelöst werden.

Rückmeldung


Ist die Aufgabe gelöst und das Team mit allem fertig, bietet sich eine kleine Feedback-Runde an. Jedes Mitglied kann äußern, was gut lief und woran noch gearbeitet werden sollte. So kann die nächste Teamarbeit nur noch besser werden.

Bei effektiver Teamarbeit kommt es aber nicht nur auf die menschlichen Qualitäten an. Auch die Technik spielt eine große Rolle. Ein flüssiges Zusammenarbeiten benötigt die passenden Tools. Unsere Lösungen für Teamarbeit lassen Sie unabhängig von Ort und Zeit Prozesse in Ihrem Unternehmen beschleunigen. Hierzu beraten wir Sie gerne individuell und unverbindlich.

 


10.09.2019

Dokumentenmanagement: Was es Ihrem Unternehmen wirklich bringt

 

Stapeln sich bei Ihnen die Papierberge im Büro? Dann sollten Sie einmal darüber nachdenken, ob ein Dokumentenmanagement-System für Ihr Unternehmen sinnvoll sein könnte.

 

Laut einer aktuellen Statista-Studie aus dem Jahr 2019 gibt rund jeder vierte Befragte der Studie an, über 100 Seiten zu drucken - wöchentlich. Unternehmen, die komplett papierlos arbeiten, liegen laut Studie gerade mal bei etwa vier Prozent.

 

Mit Dokumentenmanagement können auch Sie es schaffen, mit Ihrem Unternehmen einen komplett papierlosen Arbeitsalltag zu schaffen.

 

In welchen Bereichen ist es sinnvoll, Dokumentenmanagement einzusetzen?

 

1.     Vertrieb

Kundendatenbanken und digitale Dokumente werden zwar schon von manchen kleinen und mittelständigen Unternehmen verwendet, doch Verträge und Rechnungen werden meist trotzdem in Papierform aufbewahrt. Hier die Übersicht zu behalten oder schnell einmal ein Dokument zu finden, kann problematisch sein. Gerade auch der Kundenservice profitiert von einem Dokumentenmanagement-System. Angelegte digitale Kundenakten schaffen Transparenz, da durch diese jeder Mitarbeiter mit den gleichen Informationen arbeiten kann und sich beispielsweise vor einem Gespräch in der Kundenhistorie informieren kann, um einen möglichen Verkauf besser vorzubereiten.

 

2.     Buchhaltung

Durch Dokumentenmanagement-Systeme wird eine Verbesserung der Workflows ermöglicht. Rechnungen und Belege können deutlich schneller gefunden werden. Alle digitalen Dokumente werden nach vorgegebenen Regeln eingeordnet und können mit Schlagwörtern versehen werden. Dadurch können Dokumente schneller gefunden werden. Aus Gründen der Rechtssicherheit ist es möglich, Dokumente revisionssicher abzuspeichern, damit diese im Nachhinein nicht mehr verändert werden können.

 

3.     Personalwesen

Schon im Dezember 2017 vermeldete Heise Online, dass digitale Bewerbungen klassische Bewerbungen auf Papier bald verdrängen würden. Durch ein Dokumentenmanagement-System ist es möglich, den Bewerbungsprozess zu digitalisieren und weitere Schritte festzuhalten. So kann eine digitale Akte zu jedem Bewerber angelegt werden, die dann von allen Beteiligten eingesehen werden kann.

 

Fazit

Ein Dokumentenmanagement-System bringt viele Vorteile mit sich. Es spart Zeit, fördert die Effizienz am Arbeitsplatz und ermöglicht es viel Papier und Platz einzusparen.

Falls Sie auch von diesen Vorteilen profitieren möchten, schauen Sie sich unsere Lösung dazu an! Hierzu beraten wir Sie gerne individuell und unverbindlich.

 

 


10.08.2019

Warum IP Telefonie die Zukunft für jedes Unternehmen sein sollte

 

Auch im Jahr 2019 gibt es immer noch viele Unternehmen, die Telefonate ganz klassisch über das ISDN-Netz führen. Dieses über analoge Kupferkabel geschaffene Netz gehört aufgrund der Digitalisierung aber schon bald der Vergangenheit an.

Worauf Ihr Unternehmen nun vertrauen sollte
Die Antwort darauf lautet IP Telefonie. IP Telefonie oder auch Internettelefonie ermöglicht es, Sprachpakete über das Internet zum Empfänger zu senden. Voraussetzung hierfür ist eine Internetleitung, die über ausreichend Bandbreite sowie eine geringe  Laufzeitschwankungen verfügt.

Vorteile für Ihr Unternehmen
Durch IP Telefonie steht auch Gruppentelefonaten nichts mehr im Weg. Dadurch, dass Ihnen mehrere Sprachkanäle zur Verfügung stehen, haben Sie im Gegensatz zur üblichen Telefonie die Möglichkeit, mit mehreren Personen gleichzeitig ein Telefonat zu führen. Bei einer starken Leitung (ab ca. 100 Mbit) besteht zudem die Möglichkeit von Desktopsharing, Datenaustausch über die Cloud oder Videokonferenzen Gebrauch zu machen. All diese Möglichkeiten machen Ihren Arbeitsalltag einfacher und effektiver.

 

Weitere Vorteile:

  • Deutlich bessere Sprachqualität (HD-Voice möglich)
  • Anzahl der Telefonrufnummer ist unabhängig vom Anschluss
  • Ortsunabhängige Erreichbarkeit (Erreichbarkeit über Smartphone mit Büronummer)
  • Investition in die Zukunft (Analoge Netze werden zukünftig bei der Telefonie keine Rolle mehr spielen)


Was Sie beachten sollten
Der Umstieg auf Internettelefonie bedeutet in den meisten Fällen auch, dass neue Technik erworben wird. Dies sollte als Schritt und Investition in die Zukunft gesehen werden, da die analoge Technologie ausläuft. Zusätzlich ist es von Vorteil, die Mitarbeiter entsprechend zu schulen, damit diese die Vorteile der IP Telefonie voll ausschöpfen können. Sollte es mal zu einem Strom- oder Internetausfall kommen, bleibt als Back-up die Möglichkeit, das eigene oder geschäftliche Smartphone zu nutzen.

Interessieren Sie sich für die Umstellung auf IP Telefonie?  Dann sind Sie hier richtig. Wir helfen Ihnen beim Umstieg und lassen Sie vom neusten Stand der Technik profitieren. Hierzu beraten wir Sie gerne individuell und unverbindlich.

 


26.07.2019
Trojaner-Mails im Namen des BSI im Umlauf

 

Wieder sind Spam-Mails im Umlauf, die auf den ersten Blick vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (kurz BSI) stammen. Die Absender-Mailadresse lautet "Meldung@bsi-bund.org" und der Betreff der Nachricht "Warnmeldung kompromittierter Benutzerdaten - Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik". Sollten Sie eine solche Mail erhalten, ist Vorsicht geboten!

 

Öffne man die Mail, wird man im Text der Nachricht auf eine Sicherheitswarnung hingewiesen, die einen Datenmissbrauch vortäusche und es daher wichtig sei, die angehängt Datei zur Überprüfung zu öffnen. Der Anhang besteht aus einer ZIP-Datei, in dem der Download für den Virus Dodinokibi, der auch als REvil und Sodin bekannt ist, versteckt ist. Auch wenn die Ransomware windows-spezifisch ist und Sodinokibi schon länger unterwegs ist und verfolgt wird, wird jedem Nutzer dazu geraten, die Spam-Mail umgehend zu löschen und auf gar keinen Fall auf den Anhang oder erhaltene Links zu klicken.

 

Spam-Mails mit angehängten Viren finden sich immer wieder. Die Maschen werden ausgefallener, die E-Mails machen einen professionelleren Eindruck als noch vor ein paar Jahren und werden daher leichtgläubiger angeklickt. Nicht selten passiert ein solcher Angriff daher unbemerkt und kann so einen großen Schaden anrichten. Sichern Sie sich daher bestemöglichst ab, mit unserer Unternehmens-Firewall und dem Managed Anti Virus halten Sie Ihre IT-Sicherheit immer auf dem neusten Stand und minimieren das Risiko eines Angriffs. Wir beraten Sie gerne unverbindlich.

 


10.07.2019

Ist mein Computer von einem Virus befallen?

 

Kaum ist ein Antivirus-Programm in der Lage, bekannte Malware zu blockieren, da taucht auch schon eine neue Bedrohung auf, die Ihre Geräte und Server infizieren könnte. Doch woran erkenne ich, ob mein System von einem Virus befallen ist?

 

> Offene Programme stürzen unerwartet ab.

> Sie können keine System-Updates mehr durchführen.

> Ihr Computer ist plötzlich ungewöhnlich langsam.

> Ihre Internetverbindung ist dauerhaft ausgelastet.

> Es öffnen sich verdächtige Programme oder Internetseiten.

> Es werden E-Mails von Ihrem Mailaccount verschickt.

> Auf Ihrem PC laufen im Hintergrund Ihnen unbekannte Programme, die Sie nicht installiert haben....und viele weitere

 

Unsere Lösung: Managed Anti Virus. Damit können Sie alten wie neuen Malware-Bedrohungen zuvorzukommen. Hierzu beraten wir Sie gerne individuell und unverbindlich.

 


15.06.2019
Ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung wirklich nötig?

 

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) bietet in Ergänzung zu Ihrem Kennwort einen zusätzlichen Schutz für den Zugriff auf ein Konto oder ein Gerät. Dabei werden zwei unterschiedliche Faktoren abgeprüft, die bei der richtigen Eingabe zur Freigabe des Kontos oder Geräts führen. Anstelle der herkömmlichen Anmeldemethode, mit der Sie nach Eingabe Ihres Kennworts oder PINs auf Ihr Konto zugreifen können, sind für 2FA weitere Anmeldeinformationen erforderlich. Zusätzlich zu digitalen Eingaben kann Ihr Telefon oder ein anderes Gerät zur Freigabe dienen, ebenso wie biometrische Informationen wie Gesicht, Iris oder Fingerabdruck sein.

 

Digital, physisch oder biometrisch
Verschiedene Optionen für den zweiten Faktor in 2FA umfassen zum Beispiel auch SMS-, USB-, Bluetooth- oder NFC-basierte Sicherheitsschlüssel und Biometrie. SMS ist dabei aktuell das am meisten verwendete Verfahren. Wenn 2FA in Ihrem Konto für einen Dienst eingerichtet ist, sendet der Dienst einen Text mit einem numerischen Code an Ihr Telefon, den Sie anschließend eingeben müssen.  Sie erhalten Zugriff, wenn die Codes übereinstimmen. Die Authentifizierung über eine App funktioniert ähnlich wie bei SMS-basierten 2FA, da die App den für den zweiten Faktor erforderlichen Code generiert.  Die Codes werden in der App generiert und Sie benötigen keine Internetverbindung.  Sie müssen die App aus dem App Store oder Play Store herunterladen. Beispiele hierfür sind Google Authenticator (ideal für Ihr Google-Konto und alles, was Sie zum Anmelden verwenden), LastPass, Authy und weitere. Auch das Verwenden eines Sicherheitsschlüssels im Gegensatz zu SMS oder App-basiertem 2FA ist möglich. Anstelle des digitalen Codes ist der zweite Faktor der physische Sicherheitsschlüssel.  Das physische Gerät muss über Bluetooth, USB oder NFC mit Ihrem Telefon oder Computer verbunden sein, um als zweiter Faktor zu fungieren.
Im biometrischen Bereich werden die einzigartigen Merkmale Ihres Körpers als Passwort zur Authentifizierung verwendet.  Da es extrem schwierig ist, Fingerabdrücke oder Gesichter zu duplizieren, ist diese Methode sehr sicher.

 

Sicherheit muss groß geschrieben werden
Grundsätzlich ist es immer ratsam, seine Konten und Geräte möglichst aufwändig zu schützen. Hierzu gehören neben einem sicheren Passwort auch weitere Mechanismen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, sofern Ihr Gerät dieses Verfahren unterstützt. Umso aufwändiger der Schutz ist, desto schwieriger wird es für Hacker, Ihre Hardware zu knacken und somit Ihre wertvollen Daten zu stehlen. Gerne beraten wir Sie hierzu umfassend, damit auch Ihre IT-Sicherheit den aktuellen Standards entspricht.


09.05.2019
Lohnt sich Managed Print Service wirklich?

In jedem Unternehmen mit mehr als einer Hand voll Mitarbeiter fallen im Monat mehrere tausende Seiten an, die trotz der stetig voranschreitenden Digitalisierung ausgedruckt werden. Doch was ist die beste Lösung für meinen Betrieb, damit ich kosteneffizient, zeitsparend und problemlos drucken kann?

Kauf oder Leasing?
Der erste Schritt ist die Anschaffung eines passenden Druckers, Kopierers oder Multifunktionsgerät. Während bei einem Kauf eine hohe Kapitalbindung durch die Bilanzierung der gekauften Hardware besteht, hat man beim Leasing mehr freies Kapital dank verbesserter Liquidität. Somit empfiehlt es sich bei einem monatlichen Druckvolumen von etwa 2500 Seiten, das ab fünf Mitarbeitern schnell erreicht wird, auf jeden Fall das Leasing eines passendes Gerätes. Auch welches das richtige Gerät für Ihren Betrieb ist, kann im individuellen Beratungsgespräch mit unseren Office Profis geklärt werden.  

Manuelle Prozesse einfach automatisieren
Doch mit dem Kauf der Hardware ist es nicht getan, denn auch anfallendes Verbrauchsmaterial wie Papier und Toner muss regelmäßig nachbestellt werden. Nach einem oder mehreren Preisvergleichen hat man zwar die passenden Anbieter gefunden, doch schon folgt das nächste Problem: Viele Lieferanten bedeuteten nämlich mehrere Ansprechpartner, Vertragspartner und Rechnungssteller. Dies erhöht nicht nur den organisatorischen Aufwand, sondern auch die Gefahr, dass etwas verloren geht oder übersehen wird. Auch manuelle Vorgänge wie das Bestellen von Toner und Papier oder die Übermittlung von Zählerständen müssen von einem Verantwortlichen im Unternehmen überwacht und durchgeführt werden, was wiederum Zeit in Anspruch nimmt. Die Lösung für eine Zeit- und Kostenersparnis hierbei ist ein einziger Vertragspartner, der sich im Rahmen des Managed Print Service um all das kümmert. Neben einem einzigen Vertrag für Ihr individuelles Druck-Gesamtkonzept und somit einem geringen organisatorischen Aufwand für Sie, werden Vorgänge wie die Tonerbestellung automatisiert vorgenommen. Das spart nicht nur Zeit für Ihre Mitarbeiter, sondern garantiert auch, dass nicht plötzlich die Farbe ausgegangen ist, ohne dass es jemand mitbekommen hat.

Wartungssicherheit statt Papierstau
Doch nicht nur regelmäßige Bestellungen gehören zum Drucken dazu, auch die Wartung des Gerätes und der Support bei Problemen darf nicht außer Acht gelassen werden. Hierfür bedarf es wieder einem Ansprechpartner im Unternehmen - doch was, wenn der Kollege im Urlaub, anderweitig verhindert ist oder an einem wichtigen Projekt arbeitet, wer kümmert sich um eventuell anfallende Störungen oder die regelmäßige Überprüfung? Bei den Managed Print Services von madio.business übernehmen die kompetenten Office Profis der Klaus Vogel Bürotechnik GmbH diese Aufgaben für Sie. Bei Problemen hilft der HelpDesk mit einem fachlich geschulten Ansprechpartner sofort aus, per Telefon, Fernzugriff oder auch direkt vor Ort, und auch die lästige Wartung wird direkt von den Office Profis übernommen. Durch das übergreifende Flottenmanagement des Managed Print Service hat die eigene IT-Abteilung zudem nicht nur alle Geräte im Blick, auch die einheitlichen Treiber und Remotesteuerung vereinfachen die Arbeit des Verantwortlichen ungemein.

Kostentransparenz und stetige Optimierung
Wie Sie bereits erfahren haben, gibt es bei den Managed Print Services einen Vertragspartner und somit auch nur eine Rechnungsstellung für alle Belangen. Dies erhöht die Kostentransparenz für den Geschäftsführer und erleichtert die Arbeit der Buchhaltung. Auch versteckte Kosten, die ohne MPS-Vertrag durch nicht sichtbaren Aufwand oft sehr hoch sein können, werden ausgeschlossen. Auch ein fester Seitenpreis sowie die regelmäßige Analyse Ihres Bedarfes garantiert, dass Sie niemals mehr zahlen als nötig. Die Abrechnung können Sie dabei ganz individuell mit uns besprechen - wir finden für jedes Anliegen die passende Lösung.

 

MPS bringt nur Vorteile
Managed Print Service lohnen sich somit für jedes Unternehmen ab etwa fünf Mitarbeitern. Neben der Einsparung von Kosten und Arbeitszeit, dem besseren Überblick über alle Druckkosten und Vorgänge sowie der schnellen Lösung von einem Fachmann ermöglicht ein umfassender Vertrag für alle Parteien eine stressfreiere Arbeitsweise. Gerne beraten wir Sie unverbindlich und auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.

 

 


23.04.2019

5 Tipps für einen produktiveren Arbeitsalltag

 

Hand auf’s Herz: Egal in welcher Branche man arbeitet, die Arbeitszeit reicht oft vorne und hinten nicht aus, um jede Aufgabe ordentlich und gewissenhaft zu erledigen. Dennoch streben wir alle danach, unsere Produktivität zu verbessern und somit mehr Aufgaben in kürzerer Zeit zu schaffen  – und das am liebsten so einfach wie möglich. Damit das in Zukunft möglich wird, haben wir Ihnen hier fünf Tipps zusammengefasst, wie Sie Ihre Produktivität mit einfachen Tricks steigern und langfristig verbessern können.

1. Ein ordentlicher Arbeitsplatz ist die halbe Miete
Egal ob im Homeoffice oder Großraumbüro: Wer einen ordentlichen Arbeitsplatz hat arbeitet nicht nur konzentrierter, sondern verwendet auch weniger Zeit mit dem Suchen von Arbeitsmaterialien. Übrigens – nicht nur einen physischen Arbeitsplatz gilt es aufgeräumt zu halten, auch der digitale Arbeitsplatz – Computer, Laptop, Tablet – sollte so ordentlich wie möglich strukturiert werden, um Dokumente schnell und einfach zu finden. Hierfür kann auch ein Dokumenten-Management-System von Vorteil sein.

2. Mehr schaffen ohne zusätzliche Ablenkung
Seien Sie ehrlich: Wie oft am Tag schauen Sie auf Ihr Smartphone? Im Durchschnitt 88 Mal, sagen Forscher des Deutschen „Menthal Balance“ Projekts. Somit reißen wir uns im Schnitt alle 18 Minuten selbst aus der produktiven Arbeit heraus, um die Uhrzeit, Nachrichten oder Social Media zu checken. Auch hierfür gibt es Apps, die den täglichen Smartphone-Konsum tracken, Hinweise zur genutzten Zeit geben und sogar anzeigen, wie oft das Gerät über den Tag verteilt in die Hand genommen wurde. Wem es zudem an Selbstdisziplin mangelt, kann hier auch zeitliche Limits setzen, um der täglichen Smartphone-Sucht Einhalt zu gebieten.

3. Vorausplanung schafft Struktur im Arbeitsalltag
Egal ob kurz vor Feierabend oder zu Beginn des neuen Tages, nur 15 Minuten reichen oft aus, um den bevorstehenden Arbeitsalltag zu planen. Welche Aufgaben stehen an? Was muss bis Ende des Tages erledigt werden? Welche Termine und Meetings muss ich besuchen? Egal ob Sie sich hierfür eine handschriftliche To-Do Liste anlegen oder Ihre anstehenden Aufgaben in einer App verwalten, Ihre Arbeit schriftlich zu strukturieren schafft nicht nur Übersicht, sondern beugt auch der Gefahr vor, dass Sie etwas vergessen.

4. Mit Leidenschaft ans Ziel kommen
Natürlich hat man nicht immer Aufgaben, die einem zu 100% Spaß bereiten. Dennoch sollten Sie überlegen, ob der Anteil der Aufgaben, der Ihnen Freude bereitet, überwiegt. Ist das nicht so, sollten Sie das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzen suchen oder einen Jobwechsel in Erwägung ziehen. Denn Spaß bei der Arbeit schafft nicht nur eine höhere Produktivität, sondern auch eine positivere Einstellung gegenüber anstehenden Aufgaben.

5. Positive Einstellung und ein stressarmer Lebensstil als i-Tüpfelchen
Da Stress körperliche wie emotionale Beschwerden verursachen kann, die sich auf Ihre Gesundheit, Ihre Energie, Ihr Wohlbefinden und Ihre geistige Wachsamkeit auswirken können, ist es kein Wunder, dass Stress Ihre Arbeitsleistung beeinflusst. Dabei ist die Reduktion von Stress gar nicht so schwierig. Laut der American Psychological Association besteht die effektivste Strategie zur Stressreduktion darin, Sport zu treiben oder zu laufen, zu lesen, Musik zu hören oder Zeit mit Freunden und der Familie zu verbringen – auch ein kreatives Hobby kann helfen, Stress zu lindern.

Das Zauberwort: Disziplin
Oft ist es gar nicht schwierig, im Arbeitsalltag bei der Sache zu bleiben und eine nach der anderen Aufgabe konzentriert abzuarbeiten. Doch auch hierzu gehören nicht nur eine große Portion Selbstbeherrschung und Disziplin, sondern auch ein wenig Übung. Dennoch lassen Sich mit einfachen Hilfsmitteln wie einem Dokumentenmanagementsystem, einer externen IT-Abteilung oder einer gemanagten Druckinfrastruktur lästige Aufgaben einfach, zeit- und kostensparend erledigen.


01.04.2019

Spannende Fakten rund um das Thema Papier

Wussten Sie, dass weltweit jeder fünfte geschlagene Baum für die Papierproduktion verwendet wird? Dabei wird über die Hälfte des Baumes sowie die Rinde gar nicht verwendet. Der Grund dafür ist, dass Holz aus insgesamt drei Hautbaustoffen besteht, von denen nur einer für die Produktion von Papier verwendet wird. Hemizellulosen (25 bis 30 %) und Lignin (etwa 25%) wandern zusammen mit der Rinde in den Abfall und lediglich die 40 bis 45 % Zellulose werden nach der Trennung vom Rest weiterverarbeitet.
Bei der Herstellung von Papier wird zudem zwischen drei Grundstoffen unterschieden: Zellstoff, Holzstoff und Altpapier. Zellstoff, der auch als Primärfaser gilt, setzt sich zum Großteil aus der Holzzellulose zusammen und wir in einer Lauge oder schwefelhaltigen Säure gekocht und anschließend gebleicht. Holzstoff wird aufgrund seiner schlechteren Qualität nicht für Kopier- oder Druckerpapier verwendet, sondern für weitere Produkte wie Bierdeckel. Sekundärfasern bestehen dabei hauptsächlich aus Altpapier, das recycelt wird.

Woher kommt dieses Holz?
Wie schon bei den Fasern gibt es auch bei der Herkunft des Holzes Primär- und Sekundärwälder. Dabei besteht der Sekundärwald hauptsächlich aus angepflanzten Bäumen, die möglichst schnell wachsen und abgeholt werden können. Ein Beispiel hierfür ist der Eukalyptusbaum, der robust ist und bereits nach wenigen Jahres gefällt werden kann. Somit wird er von der Papierindustrie häufig auf sogenannten Monokulturplantagen angebaut und wird daher nicht als natürlicher Wald bezeichnet. Im Gegensatz dazu stehen die Primärwälder wie Ur- oder Naturwälder in Brasilien, Indonesien oder Kanada, die nicht von Menschenhand beeinflusst werden, aber dennoch für den Gewinn von Holz und weiterem Platz für Plantagen abgeholzt werden.

Verbrauchen wir wirklich so viel Papier?
Wir Deutschen gehören weltweit zu den größten Papierverbrauchern. Mit durchschnittlich 250 Kilo Papier, das jeder Deutsche pro Jahr konsumiert, verbrauchen wir fast das Fünffache dessen, was ein durchschnittlicher Erdbürger (57 Kilo pro Jahr) benötigt. Im Gesamtverbrauch liegen nur die USA, Japan und China vor uns. Trotzdem sind wir in Deutschland Vorreiter in Sachen Altpapier-Verwertung und Recycling und damit auf dem richtigen Weg. Sicher fragen Sie sich nun, wie man selbst so viele Kilo Papier verbrauchen kann. Rund die Hälfte davon geht für Verpackungen drauf, weitere 38% für Büropapier, Zeitungen, Bücher und gedruckte Magazine. Allein wir haben in 2018 über 40.206.000 Blatt Papier an unsere Kunden ausgeliefert – eine unglaubliche Zahl, oder? Vergleichsweise gering, mit etwa 15 Kilo (6%) ist unser Verbrauch an Hygienepapier wie Klopapier, Küchenrolle und Taschentücher.


Auf dem Weg zum papierlosen Büro?
Diese Zahlen verdeutlichen, dass das papierlose und digitale Büro immer noch nicht überall angekommen ist, auch wenn der Weg dorthin immer geebneter wird. Zum Glück bieten wir von madio.business beides an: Auf der einen Seite bieten wir alles rund um Ihre unverzichtbaren Multifunktionsgeräte an. Von Managed Print Services, bei denen Ihre Geräte lückenlos mit Verbrauchsmaterial wie Papier versorgt werden, über die Planung von kosteneffizienten Gesamtkonzepten im Druckbereich bis hin zur übersichtlichen Verwaltung aller Geräte. Auf der anderen Seite bieten wir natürlich auch digitales Dokumentenmanagement an, worunter Scan- und Workflow-Lösungen, übersichtliche Archivsoftwares und die digitale Belegorganisation zählen, die den Arbeitsalltag nicht nur digitaler gestalten, sondern auch die Umwelt schonen.

 

Wir beraten Sie gerne!
Was ist die richtige Lösung für meinen Betrieb: Eine optimierte Druckerlandschaft oder der Umstieg auf ein digitales Büro? Wir beraten Sie gerne unverbindlich!


17.03.2019

IT-Infrastruktur: Was gehört eigentlich alles zu?

Die IT-Infrastruktur umfasst alle Technologien, die die Software, Prozesse und Abläufe Ihres Unternehmens unterstützen. Kurz gesagt, es hilft der Organisation, Ihren Mitarbeitern IT-Services (und zunehmend traditionelle Prozesse wie die Aufnahme neuer Mitarbeiter) bereitzustellen. IT-Infrastruktur ist eine Kombination aus Hardware, Software, Netzwerken, Einrichtungen und mehr. Diese werden verwendet, um IT-Services zu entwickeln, zu testen, bereitzustellen, zu überwachen, zu steuern oder zu unterstützen.
Nachfolgend wollen wir Ihnen die verschiedenen Komponenten erläutern, aus denen sich Ihre IT-Infrastruktur zusammensetzen kann - und wie wir Sie dabei unterstützen können.


Server
Ein Server ist quasi ein Computer, der über Hardware- und Softwarefunktionen verfügt, um mehreren Benutzern den Zugriff und die Verwendung Ihrer Ressourcen zu ermöglichen. Der gebräuchlichste Typ ist ein Dateiserver, der Benutzern einen zentralen Speicher für Dateien zur Verfügung stellt. Ein Verzeichnisserver stellt eine zentrale Datenbank mit Benutzerkonten bereit, die für den Zugriff auf Serverressourcen verwendet werden. Es gibt auch Webserver, die über das sogenannte HyperText Transfer Protocol die Übermittlung von Dateien an Benutzer über einen Webbrowser bereitstellen, Datenbankserver, Anwendungsserver und Druckserver.


Rechenzentrum
Ein Rechenzentrum beschreibt nicht nur die Räumlichkeit, in dem sich die zentrale Rechnertechnik befindet, sondern auch die Organisation selbst, die sich um diese Geräte kümmert. Wer seine Daten im Rechenzentrum lagert, kann mit minimalsten Ausfallzeiten rechnen und hat so stets die volle Kontrolle über wichtige Geschäftsunterlagen. Die zusätzlichen Vorteile eines Rechenzentrums? Alle Server sind nach ISO-Standard zertifiziert, mehrfach gesichert und zusätzlich vor Brand, Hackerangriffen und Diebstahl geschützt.


Vernetzung
Netzwerkgeräte werden verwendet, um Server und Benutzergeräte wie Computer, Laptops, Tablets und Smartphones über das Internet miteinander und mit der Außenwelt zu verbinden. Ein Switch bietet zudem Konnektivität zwischen Netzwerkgeräten in einem lokalen Netzwerk (LAN). Es verfügt über Anschlüsse, die physisch mit anderen Geräten verbunden sind. Dabei kommen Router zum EInsatz - Geräte, die Pakete zwischen Netzwerken routen. Das für Ihre IP-Adresse konfigurierte Standard-Gateway ist die IP-Adresse Ihres Routers.

 

Wie wir Sie unterstützen können

Wenn Sie sich jetzt fragen, wie viel Zeit Sie aufwenden müssen, um alle Prozesse zu verstehen und in Ihr Unternehmen zu integrieren, können wir Sie beruhigen - denn das übernehmen wir für Sie. Dabei unterstützen wir Sie von der Planung, über den Aufbau bis hin zur Umsetzung ihrer IT-Netzwerkumgebung. Auch die Einbindung von Cloud-Diensten oder die Auslagerunger Ihrer gesamten IT-Infrastruktur, die Betreuung oder Pflege können an uns ausgelagert werden. WIr beraten Sie gerne persönlich, individuell und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.

 


04.03.2019

Warum sich regelmäßige Updates auszahlen

Wer kennt es nicht – gerade sitzt man in den letzten Zügen eines wichtigen Projektes, da öffnet sich unten rechts ein kleines, aber wichtiges Fenster: Ein Update ist verfügbar und sollte umgehend installiert werden. Doch mit der Installation ist es oft nicht getan, auch Neustarts und mögliche Tests kommen mit der Meldung einher. Daher klicken Nutzer nicht selten auf den „Später“-Button, um die Installation zu einem anderen Zeitpunkt durchzuführen.

 

Umso größer, umso gefährlicher
Gerade bei einer großen Infrastruktur mit mehreren Computern, Notebooks und Mobilgeräten in einem Unternehmen entstehen auf diese Art schnell Sicherheitslücken, die sämtliche Daten des ganzen Unternehmens gefährden können. Das Problem dabei sind kleine Schwachstellen, welche die Entwickler der Softwares im Laufe der Zeit entdecken und durch sogenannte „Patches“ schließen. Doch auch Hacker werden schnell auf diese Fehler aufmerksam und versuchen, Rechner genau über diese Stellen zu erreichen.

 

Wozu sind Patches sinnvoll?
Doch was ist eigentlich ein Patch und wofür ist es gut? An sich ist ein Patch mit einem winzig kleinen Update zu vergleichen, um in erster Linie eine Sicherheitslücken zu schließen oder fehlende Funktionen nachzurüsten. Oft werden mehrere dieser Patches vom Hersteller zu einer größeren Aktualisierung oder einem Patch-Paket zusammengefasst, um den Anwender eine höhere Nutzfreundlichkeit bei der Installation zu gewährleisten. Nur mit der regelmäßigen Installation von neuen Updates kann daher die Sicherheit und Stabilität Ihrer Geräte aufrecht gehalten werden.

 

Die einfachste Lösung
Doch noch einfacher geht es mit unserem Patch-Management. Hier kümmern wir uns für Sie um die stetige Installation und Aktualisierung Ihrer Programme. Egal ob Microsoft Windows und Office oder Drittanbieterprogramme wie Firefox, Java, Adobe und viele weitere werden nach unserem internen Test sofort auch bei Ihnen eingespielt – ohne, dass Sie auch nur einen Klick selbst tätigen müssen. Somit sind Ihre Systeme nicht nur auf dem neusten Stand, auch offene Sicherheitslücken werden unverzüglich geschlossen, um Ihre IT-Sicherheit zuverlässig sicher zu halten.


12.02.2019

Multitasking:

Effektive Arbeitsweise oder Produktivitätskiller?

Wer kennt es nicht: Das Telefon klingelt in einer Tour, dutzende E-Mails trudeln im Postfach ein und auch die Kollegen haben noch etwas Wichtiges zu besprechen, das nicht warten kann – bei immer mehr Beschäftigten steht Multitasking im Alltag ganz oben auf der Liste der Arbeitsweisen. Doch bringt diese Methode wirklich einen Zeitgewinn?

 

Menschen sind keine Maschinen
Nein, sagt Prof. Dirk Windemuth vom Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) in Berlin. Anders als ein Computer sei ein Mensch nicht für Multitasking geschaffen. Während ein Computer je nach Ausstattung bis zu acht Prozessorkerne hat, um mehrere Befehle gleichzeitig auszuführen, ist das menschliche Gehirn auf Monotasking ausgelegt.

 

Geringe Konzentration durch Störfaktoren
Auch Psychologin Anja Baethge von der Universität Leipzig erklärt, dass Störfaktoren wie Telefonate, E-Mails oder eingehende Post einen aus der Produktivität reißen und man danach mehr Zeit zum erneuten Hineinfinden benötigt. Eine Studie der Standford-Universität belegt diese These ebenfalls. Bei einer Studie mit 262 Studierenden wird bestätigt, dass bei Multitasking nicht nur die Konzentration geringer ist, auch die Fähigkeit, wichtige Details von unwichtigen zu unterscheiden und abzuspeichern bleibt auf der Strecke.  

 

Dokumentenmanagement einfach gemacht
Auch mit unserem Dokumentenmanagement können Sie Multitasking verringern, da wir eine Vielzahl an Möglichkeiten bieten, Ihren Arbeitsalltag effizienter und produktiver zu gestalten. Erfassen und verarbeiten Sie Papierdokumente und digitale Informationen im Handumdrehen, finden Sie wichtige Unterlagen schnell und unkompliziert wieder und optimieren Sie Ihrer (digitalen) Arbeitsprozesse – egal ob im Büro oder mobil – und sparen damit wertvolle Zeit.


25.01.2019

Wie tückisch E-Mail-Trojaner sein können

Aktuell sind wieder drei sehr raffinierte Methoden im Umlauf, Schadsoftware auf Ihren Rechner zu bringen:

Rechnungen im .doc-Format
Dass Rechnungen digital versendet werden ist heute keine Seltenheit mehr. Doch genau diese Regelmäßigkeit nutzen Betrüger gerade aus, um Viren per E-Mail zu versenden. Die Rechnungen sind im Word-Format .doc gespeichert und enthalten sogenannte Makros, die wiederum durch einen Vorwand aktiviert werden sollen. Stimmt man diesem Vorgang zu, werden anschließend Viren auf den eigenen Computer nachgeladen. Prüfen Sie die E-Mail sowie die Absenderadresse genau. Sollten Sie sich unsicher sein, hilft ein Griff zum Telefon, um den vermeintlichen Rechnungssteller direkt zu kontaktieren, sofern Sie den Namen kennen.

Fake-Mail im Namen der Polizei
Auch die Polizei und sogar Namen bestimmter Polizeibeamter werden missbräuchlich für den Versand von Trojanern verwendet. Bei diesen E-Mails sollten sie besonders misstrauisch sein, denn Behörden verschicken offizielle und amtliche Schreiben immer per Post - deshalb ist hier besondere Vorsicht geboten und diese Nachrichten sollten umgehend gelöscht werden.

Gefälschte Bewerbungen
Ähnlich wie bei den Rechnungen nutzen Internetbetrüger auch gefälschte Bewerbungen im Word-Format, um den Verschlüsselungstrojaner GandCrab zu verbreiten. Gerade Personalverantwortliche sollten deshalb nur Bewerbungen mit einer persönlich formulierten, authentischen Nachricht und im Bewerbungen im PDF-Format öffnen.

Bitte informieren Sie auch Ihre Kollegen über aktuelle Angriffsmöglichkeiten, welche die IT-Sicherheit Ihres Unternehmens beeinträchtigen können. Für Fragen und eine Beratung zu ganzheitlichen IT-Sicherheitssystemen steht Ihnen das Team der IQ Solutions gerne telefonisch zur Verfügung: 069 857 000 00

 


08.01.2019

Sichere Passwörter leicht gemacht

 

Wie jedes Jahr veröffentlicht das Hasso-Plattner-Institut die meist verwendeten Passwörter des zurückliegenden Jahres. Einige von Ihnen mögen sich vielleicht an den Kopf greifen, doch auch in Zeiten von Cyberkriminalität, Datenklau und Hackerangriffen sind Zahlenreihen wie 12345 oder simple Worte wie hallo hoch im Kurs. Dabei ist das Verfassen eines sicheren Passwortes gar nicht so schwierig:

 

> Verwenden Sie lange Passwörter mit mindestens 15 Zeichen.

> Wörter, die im Duden stehen, sollten Sie nicht auswählen.

> Eine Mischung aus Groß- und Kleinbuchstaben, Sonderzeichen sowie Zahlen sorgt für zusätzliche Sicherheit.

> Umso länger das Passwort, umso schwerer zu knacken: EinkurzerSatzistbesseralseineZeichenfolgewieA1B8$5

> Für verschiedene Dienste sollten Sie keine gleichen oder ähnlichen Passwörter verwenden.

> Sofern möglich, sollten Sie eine Zwei-Faktor-Authentisierung aktivieren, bei der Sie Ihre Identität über zwei unterschiedliche Faktoren (z.B. Passwort und einen gesendeten Code auf ein Mobiltelefon) nachweisen.

 

Sollten Sie Opfer eines Hackerangriffes werden oder Ihre Kennwörter in falsche Hände gelangen, wechseln Sie so schnell wie möglich das betroffene Geheimwort. Zur Verwaltung und auch zur Generierung sicherer Passwörter hilft Ihnen zusätzlich ein verschlüsselter Passwortmanager, den wir Ihnen gerne empfehlen. Für eine umfassende IT-Sicherheit bieten wir Ihnen zusätzliche Maßnahmen wie Anti-Virus- und Firewall-Systeme, Schwachstellenanalysen, 24/7-Monitoring und vieles weitere an. Dazu beraten wir Sie gerne und finden die auf Ihren Betrieb zugeschnittenen Maßnahmen.

 


12.12.2018

5 Tipps wie Sie Druckkosten effektiv senken können

 

1. Zunächst sollte man immer kritisch hinterfragen, ob ein Dokument wirklich ausgedruckt werden muss. Dient es zum Beispiel nur zur internen Bearbeitung, kann es auch im Entwurfsmodus gedruckt werden, der trotz Tintenersparnis gut lesbar ist.

2. Die richtige Schriftart macht's: Wenn Sie nicht an eine besondere Schriftart gebunden sind, formatieren Sie Ihr Dokument doch einfach mit sparsamen Schriftarten wie Garamond oder Century Gothic. Hiermit kann der Tintenverbrauch auf Dauer ohne große Mühen reduziert werden.

3. Mit originalen Patronen und Kartuschen lebt nicht nur Ihr Druckgerät länger, Sie haben durch sie auch weniger Verbrauch und geringere Service-Kosten.

4. Auch hochwertiges Papier kann auf Dauer zur Kostenreduzierung führen. Günstiges Papier hat oft eine hohe Saugkraft, weshalb es deutlich mehr Tinte benötigt. Achten Sie daher immer auf ein hochwertiges Papier mit mindestens 80 Gramm pro Quadratmeter.

5. Mit einem umfassenden Managed-Print-Service sind Sie jederzeit auf der effizientesten Seite. Durch Analysen, feste Seitenpreise und Wartungssicherheit garantieren wir Ihnen Kostentransparenz und verbessern somit Ihre Liquidität. Hierzu beraten wir Sie gerne!

 



01.12.2018

Willkommen bei den madio.business News

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